Tips voor een verhelderende vergadering
Effectief en verhelderend vergaderen? Het Witte Paard heeft alles in huis wat u nodig heeft. Lees meer over wat wij bieden.
Nederland vergadert heel wat af. De gemiddelde medewerker besteed 6,5 uur per week aan vergaderen. Helaas is niet elke vergadering even productief. Dat is hartstikke zonde, want vergaderingen horen juist verhelderend te zijn en niet energie slurpend. Gelukkig weten wij bij het Witte Paard precies wat er nodig is voor een succesvolle vergadering. Onze beste tips delen wij graag met u.
Begin met een goede voorbereiding
Het is een cliché met een reden: een goed begin is het halve werk. In het geval van een vergadering is dit zeker niet minder waar. Een verhelderende vergadering begint met een goede voorbereiding. Natuurlijk is een duidelijke agenda van belang. Maar ook randzaken als de locatie, faciliteiten en versnaperingen maken een belangrijk deel uit van de voorbereiding. Niets is vervelender dan techniek die het laat afweten, of gebrek aan koffie en thee tijdens een belangrijke vergadering. Trek daarom voldoende tijd uit voor de voorbereiding, zodat deze problemen voorkomen kunnen worden. Of vergader op locatie, bij het gebruik van de vergaderzalen van het Witte Paard zijn gebruik van audiovisuele middelen natuurlijk ook inbegrepen.
Bereik de juiste mindset
Het is vervelend wanneer een collega fysiek wel aanwezig is tijdens een vergadering, maar mentaal heel ergens anders lijkt te zijn. Dat is ook niet gek, onze levens zijn drukker dan ooit en er wordt van ons verwacht dat we altijd snel kunnen schakelen. Dat snelle schakelen blijkt niet altijd zo makkelijk te zijn. Gelukkig is het mogelijk om collega’s en medewerkers hier een handje mee te helpen.
Begin een vergadering bijvoorbeeld eens met een meditatieoefening. Het lijkt zweverig, maar een meditatie kan juist helpen om weer met beide benen op de grond te staan. Tegenwoordig is het ook populair om een yoga- of meditatie oefening te doen als korte pauze tijdens een vergadering. Alternatieven zijn een wandeling, korte teambuilding activiteit of andere energizers die het bloed wat sneller laten stromen.
Kies voor een andere locatie dan normaal
Vergadert u altijd op dezelfde plek? Bijvoorbeeld in de vergaderruimte op kantoor? Dan kan een verandering van locatie wonderen doen voor de uitkomsten van een vergadering. Verandering van spijs doet eten, voor vergaderen is het niet veel anders. Een nieuwe omgeving maakt het gemakkelijker om met nieuwe ideeën te komen en om bestaande patronen te doorbreken. Hierdoor wordt een vergadering een welkome afwisseling op de dag, in plaats van een verplicht nummertje.
Vergader niet te lang
Een goede vergadering duurt niet te lang. Vergader niet langer dan 15 uur achter elkaar. Heb je een flink programma? Deel de vergadering dan op in blokken van 1,5 uur. Tussendoor is het bijvoorbeeld mogelijk om te lunchen, of om een eerder genoemde yoga- of meditatie oefening te doen. Een andere voorwaarde van een verhelderende vergadering is dat de voorzitter niet langer dan 10% van de tijd aan het woord is.
Sluit af met EVA’s
EVA, eerst volgende actie, is het geesteskind van Steve Jobs. Als er iemand is die wist hoe er effectief vergaderd moet worden, dan is het wel Steve Jobs. Het EVA principe houdt in dat elk besproken punt wordt afgesloten met een EVA. Hierin wordt opgenomen wie, wat en wanneer er iets moet gebeuren. Hierdoor ontstaat er meteen een meetbare lijst met te behalen resultaten, perfecte input voor de volgende vergadering. Bij het vaststellen van de EVA mag er trouwens gerust met vingers gewezen worden. Het is belangrijk dat er direct duidelijk is wie met dit onderdeel aan de slag gaat.
Verhelderend vergaderen bij het Witte Paard
Bent u enthousiast geworden over deze ideeën? Wij verwelkomen u graag met uw collega’s in een van onze vergaderzalen. Vanaf 20 personen hebben wij interessante arrangementen die u helpen om het meeste uit uw vergadering te halen. Ook teambuilding en workshops behoren tot de mogelijkheden.